Ordning och reda: Alla dessa mejl och en viss ordning som underlättar

– Mejla mig!

– Skickar ett mejl om detta!

– Har du fått mitt mejl?

Det är så lätt att säga – Jag mejlar dig!

Men oj så många mejl som mejlas inom en skola. Detta inlägg handlar om mejlen i skolan. Detta virrvarr av meddelande av både brådskande och ja… allt det andra.

Det här är en sak jag brukar lyfta i handledning med lärare/rektorer:

  • Hur många mejl får du som lärare/rektor?
  • Hur många är viktiga för dagen?
  • Hur vet du hur du ska sålla i mejlhögen?
  • Diskuteras mejlflödet på skolan?

Upptäckten av mejlskörden

För många år sedan handledde jag lärare i en skola och av en händelse råkade jag få syn på lärarens inbox. Det var inte nådigt så många mejl den läraren fick. Sedan dess är jag lite nyfiken på lärares, och för den delen rektorers ingående post. Ibland ser jag lärare reagera med kraftig stress efter att ha fått ett mejl rörande något som är dödligt viktig och som det brinner i knutarna kring.

Den rast som läraren kan behöver för att: 

  • vila,
  • dricka kaffe,
  • kopiera,
  • fixa nätverket för kommande visning i klassrummet
  • samtala med en elev
  • besvara en rektors fråga
  • få en schemaändring

Ja ni vet det där med raster. Det är så mycket som görs på dem att de borde heta administrationstid. Ja, hur som helst. Jag såg också hur mejlen hade alldeles för stora och varierade innehåll samt en urusel header som bringade ordning redan initialt. Så nu brukar jag handleda i hur man skickar mejl för att underlätta arbetet för läraren och för den delen rektor samt hur mejl mellan personer inom skolan behöver större tydlighet i brevhuvudet. Jag vet inte hur många gånger jag letat efter något mejl som innehöll en viss information, viktig, men som göms i ett annat mejl med ett annat brevhuvud. Som man får leta! Som man inte hittar! Som gör att man måste be om ett nytt mejl. Som man sedan väntar på för personen är inte på plats. Och ja! Det skulle göras i all hast.

Så här kan tydligare mejl stötta och bidra till underlätta:  

  • ett mejl per ärende (ja, det ökar förstås mejlmängden, men möjliggör för läraren att genast svara på den fråga som ska besvaras och det blir också lättare att svara genast än om det är flera frågor i ett och samma brev.
  • Brevhuvudet ska innehålla ärende, tid och plats ex: ”Föräldramöte – tors. 23 april 2021 kl.17-19 – i skolans matsal”. Det gör att läraren får viktig information utan att behöva öppna mejlen ex. på rasten.
  • Mejlets innehåll ska då beröra ENDAST det brevhuvudet beskriver. Inga eventuella tillägg och en annan fråga.

Jo, det blir fler mejl. Men tydligare och enklare. Det gör att information kan komma fram och att man lättare kan sortera. Låt säga att man inte har öppnat ett mejl som rörde ”Föräldramöte – tors. 23 april 2021 – i skolans matsal” och den dagen har passerats med råge kan man ju lägga den åt sidan och fokusera på de aktuella x antal mejl som rör dagen eller de kommande dagarna.

En bieffekt av detta kan bli att den som sänder mejl funderar över vad som är viktigt att förmedla. Det kan också vara lämpligt att inte massutsända allt till alla om det inte är tydligt att detta just berör lärare eller rektor.

”Jag mejlar dig” kan lika mycket vara ett avslut på ett samtal som inte hinns med. Det är mycket nu! Det är väldigt, väldigt mycket nu.

Hej HOPP! 

Anne-Marie Körling

 

 

Det här inlägget postades i Anpassning, Föreläsningar jag ger, Kollegial läsande, Kollegialt lärande, Kommunikationen, konflikthantering i skolan, Om jag vore rektor, Ordning och reda och har märkts med etiketterna , , , , , , , . Bokmärk permalänken.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.